• Удалите обложку и все лишние элементы, такие как вкладки, справочные материалы, визитки и т. д.;
• Аккуратно выпрямите согнутые части документа, чтобы он оставался открытым и не складывался во время съемки.

• Возьмите чистый белый лист и разместите его на ровной поверхности — будь то стол, стул, пол или подоконник. При необходимости используйте два или больше листов, разложив их так, чтобы они создавали фон для документа и выступали за его пределы на 3-5 см по периметру.
• Убедитесь, что освещение достаточно для съемки: при необходимости воспользуйтесь вспышкой смартфона или камеры, дополнительной лампой или естественным светом;
• Перед съемкой тщательно протрите объектив камеры с помощью сухой салфетки или специальных средств для очистки;
• Настройте устройство на максимальное качество изображения, чтобы файл получился четким и детализированным;
• Положите документ в центре подготовленного фона и сделайте снимок, убедившись, что по периметру документа остается минимум 1 см свободного пространства. Старайтесь держать камеру строго вертикально над центром документа, избегая искажений его сторон. Убедитесь, что весь документ входит в кадр и занимает всю область съемки, включая поля;
• После съемки проверьте полученное изображение в галерее на наличие дефектов: резкость, геометрические искажения, правильное освещение и полное отображение документа вместе с необходимыми полями.

• обязательно протрите стекло сканера салфеткой или специальными средствами, предназначенными для этой процедуры;
• положите документ в центр планшета сканера, если размер документа равен размеру стекла сканера, то размещайте все равно документ в центре, сохраняя максимально возможные равные поля;
• сканируйте документ в разрешении не менее 400 точек, в режиме цветного сканирования с полями по периметру не менее 1 см. или максимально возможными;
• сохраните в файл, дав ему имя отображающее содержание, используйте латинские буквы нижний регистр. Предпочитаемый формат сохраненных файлов – .jpeg (без сжатия);
• если вы сохраняете файл или конвертируете его в формат .pdf, то приводите его к формату А4 (без сжатия).

• откройте приложение для работы с электронной почтой, создайте новое письмо. Укажите адрес получателя и тему сообщения. В теме указывайте информацию отражающую суть вложений (пример — Документы Петров И. В.). В самом сообщении напишите какие документы и информацию, которую вы пытаетесь донести до получателя (пример — Для оформления доверенности. В приложении документы: гражданский паспорт, ИНН, водительское удостоверение, подписанный договор и т.д.);
• прикрепите к сообщению заранее сохраненные файлы, выбрав их в смартфоне или компьютере;
• дождитесь загрузки и отправьте.

Сканированные, сфотографированные документы в виде готовых файлов изображений или приведенных к формату .pdf вы также можете предоставить в общее пользование, со своего пространства GOOGLE DISK, MICROSOFT, APPLE, любого другого сервера, облачного хранилища.

Пример организации общего пространства в Google Disk:

• подготовленные документы выгрузите в отдельную папку на Google disk. Присвойте ей понятное название для того, с кем вы собираетесь делиться.
  * Пример названия папки: (Бойко_И_П_Документы_для_доверенности_на _автомобиль_2023);
• откройте данной папке общий доступ, выберете в меню доступ по ссылке, установите роль для общего доступа “Читатель”;
• скопируйте созданную ссылку на папку, отправьте любым средством связи пользователю.

В других пространствах и облачных сервисах процедура схожая.