• зніміть обкладинку і видаліть сторонні вкладки, довідки, візитки тощо;
• зробіть зворотний “розгин” зігнутого документа, щоб він під час зйомки не закривався і не складався самостійно.

• візьміть чистий білий аркуш, покладіть його на рівну поверхню, стіл, стілець, підлогу, підвіконня тощо. За необхідності візьміть два або більше аркушів, розкладіть їх так, щоб вони виступали фоном для вашого документа і були більшими за нього по периметру на 3-5 см;
• переконайтеся, що достатньо освітлення для зйомки, додатково використовуйте спалах смартфона або фотоапарата, лампу або вуличне світло;
• обов’язково протріть об’єктив камери смартфона або фотоапарата сухою серветкою або спеціальними засобами для цих цілей;
• перевірте або встановіть налаштування вашого пристрою на максимальну якість збереженого файлу;
• покладіть документ у центрі раніше підготовленого фону;
• зробіть фото всього документа, з обов’язковим полем по периметру всього документа не менше 1 см. Намагайтеся максимально тримати об’єктив камери вертикально над центром документа, не допускаючи спотворень сторін документа. Також намагайтеся, щоб документ займав усю область зйомки, враховуючи поля по периметру;
• перевірте в галереї вашого пристрою зроблене фото на предмет різкості, геометричних викривлень, освітленості та повного поміщення документа в область зйомки, включно з необхідними полями по всьому периметру.

• обов’язково протріть скло сканера серветкою або спеціальними засобами, призначеними для цієї процедури;
• покладіть документ у центр планшета сканера, якщо розмір документа дорівнює розміру скла сканера, то розміщуйте все одно документ у центрі, зберігаючи максимально можливі рівні поля;
• скануйте документ з роздільною здатністю щонайменше 400 пікселів, у режимі кольорового сканування з полями по периметру щонайменше 1 см. або максимально можливими;
• збережіть у файл, давши йому ім’я, що відображає зміст, використовуйте латинські літери нижній регістр. Переважний формат збережених файлів – .jpeg (без стиснення);
• якщо ви зберігаєте файл або конвертуєте його у формат .pdf, то приводите його до формату А4 (без стиснення).

• відкрийте додаток для роботи з електронною поштою, створіть новий лист. Вкажіть адресу одержувача і тему повідомлення. У темі вказуйте інформацію, що відображає суть вкладень (приклад – Документи Петров І. В.). У самому повідомленні напишіть які документи та інформацію, яку ви намагаєтеся донести до одержувача (приклад – Для оформлення довіреності. У додатку документи: цивільний паспорт, ІПН, водійське посвідчення, підписаний договір тощо);
• прикріпіть до повідомлення заздалегідь збережені файли, вибравши їх у смартфоні або комп’ютері;
• дочекайтеся завантаження і відправте.

Скановані, сфотографовані документи у вигляді готових файлів зображень або приведених до формату .pdf ви також можете надати в загальне користування, зі свого простору GOOGLE DISK, MICROSOFT, APPLE, будь-якого іншого сервера, хмарного сховища.

Приклад організації спільного простору в Google Disk:

• підготовлені документи вивантажте в окрему папку на Google disk. Дайте їй зрозумілу назву для того, з ким ви збираєтеся ділитися.
  * Приклад назви папки: (Бойко_І_П_Документи_для_довіреності_на _автомобіль_2023);
• відкрийте цій папці загальний доступ, оберіть у меню доступ за посиланням, встановіть роль для загального доступу “Читач”;
• скопіюйте створене посилання на папку, надішліть будь-яким засобом зв’язку користувачеві.

В інших просторах і хмарних сервісах процедура схожа.